Μια υπηρεσία αλλάζει, αλλά η παλιά περιγραφή μένει στο website. Ένα PDF εξακολουθεί να κατεβαίνει παρότι έχει αντικατασταθεί. Δύο άρθρα δίνουν διαφορετική απάντηση στην ίδια ερώτηση. Καθεμία από αυτές τις ασυνέπειες μπορεί να μοιάζει μικρή, όμως για τον επισκέπτη είναι λόγος να αμφιβάλει. Η ομάδα χρειάζεται να συμφωνήσει ποιος φροντίζει αυτές τις πληροφορίες μετά τη δημοσίευσή τους.
Δώστε σε κάθε κρίσιμη πληροφορία έναν υπεύθυνο
Ο υπεύθυνος δεν χρειάζεται να γράφει ο ίδιος το κείμενο. Πρέπει όμως να ξέρει πότε άλλαξε η πραγματικότητα και ποιος εγκρίνει τη νέα διατύπωση. Οι υπηρεσίες, τα στοιχεία επικοινωνίας, οι όροι και οι οδηγίες υποστήριξης μπορεί να ανήκουν σε διαφορετικούς ανθρώπους. Αν μια σελίδα δεν έχει ιδιοκτήτη, είναι εύκολο να μείνει λανθασμένη χωρίς να το αντιληφθεί κανείς.
Κρατήστε τη δημοσίευση απλή αλλά ελέγξιμη
Πριν πατηθεί «Δημοσίευση», αρκεί συχνά ένας σύντομος έλεγχος: είναι σωστός ο τίτλος, υπάρχει σαφής περίληψη, λειτουργούν τα links, περιγράφουν οι εικόνες όσα χρειάζεται και φαίνεται καλά η σελίδα στο κινητό; Για ευαίσθητες πληροφορίες, προσθέστε δεύτερο άνθρωπο στην έγκριση. Η διαδικασία πρέπει να χωρά στην καθημερινή δουλειά· αλλιώς θα παρακάμπτεται.
Χρησιμοποιήστε σωστά το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου
Κατηγορίες με καθαρές επιλογές, σχέσεις ανάμεσα σε έργα και υπηρεσίες και κρυμμένα σπάνια τεχνικά πεδία μειώνουν την πιθανότητα λάθους. Δεν λύνουν όμως το ερώτημα αν ένα κείμενο παραμένει αληθινό. Το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, ή CMS, μπορεί να δείξει ποιος άλλαξε κάτι και τι χρειάζεται έλεγχο· η ευθύνη της απόφασης παραμένει στην ομάδα.
Επιστρέφετε στο παλιό περιεχόμενο με λόγο
Κρατήστε έναν κατάλογο με URL, υπεύθυνο και ημερομηνία τελευταίας ουσιαστικής αξιολόγησης. Αν μια σελίδα εξακολουθεί να απαντά σωστά, δεν χρειάζεται νέα ημερομηνία για να «φαίνεται φρέσκια». Αν επαναλαμβάνει άλλη σελίδα, εξετάστε ενοποίηση. Αν αποσυρθεί, σχεδιάστε τι θα βρει όποιος ακολουθήσει τον παλιό σύνδεσμο. Η καθοδήγηση της Google για χρήσιμο περιεχόμενο δίνει προτεραιότητα στην αξία για τον άνθρωπο, όχι στην παραγωγή κειμένων για έναν αριθμό δημοσιεύσεων.
Μετρήστε τη φροντίδα, όχι μόνο την παραγωγή
Ο αριθμός νέων άρθρων δεν λέει αν η βιβλιοθήκη είναι αξιόπιστη. Σύνδεσμοι που δεν λειτουργούν, σελίδες χωρίς υπεύθυνο και απορίες που επανέρχονται στην υποστήριξη είναι πιο χρήσιμα σημάδια. Μια μικρότερη συλλογή που παραμένει σωστή μπορεί να εξυπηρετεί καλύτερα από μια μεγάλη συλλογή που κανείς δεν συντηρεί.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι content governance;
Είναι το σύνολο ρόλων, κανόνων και ελέγχων που καθορίζει ποιος δημιουργεί, εγκρίνει, ενημερώνει και αποσύρει περιεχόμενο σε ένα website.
Πώς αποφεύγεται η παλαίωση του περιεχομένου;
Με ιδιοκτήτες ανά ενότητα, τακτικό inventory και πραγματική αξιολόγηση της ακρίβειας, όχι με αυτόματη αλλαγή της ημερομηνίας δημοσίευσης.